L’organizzazione di una festa privata è un’attività decisamente complessa che richiede pianificazione, multitasking, efficienza e problem solving. Non è facile, infatti, mantenere il pieno controllo su tutte le fasi organizzative senza trascurare nessun dettaglio e facendo tutte le valutazioni del caso nel modo perfetto. Per aiutare i non addetti ai lavori, abbiamo deciso di articolare questa dettagliata guida all’organizzazione di una festa privata: ecco tutto quello che bisogna considerare per trasformare un compleanno, un anniversario, una laurea o una ricorrenza religiosa in un vero successo!
Fase 1: La lista degli invitati
Che si tratti di un compleanno all’aperto o di una cena al tavolo, la prima cosa da fare è stilare la lista degli invitati. In questo modo, potrete definire al meglio le esigenze per ciò che riguarda la scelta della location, la gestione degli spazi e la definizione del Menu. La lista serve anche per dare comunicazione per tempo agli organizzatori sulla presenza di bambini al di sotto dei 10 anni o su eventuali richieste particolari (nel caso in cui siano presenti persone con intolleranze, celiaci, vegani, vegetariani, ecc.).
Fase 2: La location
Una volta definito un numero (quantomeno orientativo) di invitati, si passa a una scelta fondamentale: quella della location che accoglierà l’evento. Una prima scrematura spesso ci viene imposta già dalla stagionalità: in estate, almeno che non si tratti di una festa tra persone vicine e in confidenza fra loro, è sconsigliabile optare per un posto con piscina, poiché qualcuno potrebbe sentirsi a disagio; meglio puntare su un posto adeguatamente climatizzato e, magari, con una bella vista su un giardino. Se scegliete uno spazio all’aperto senza copertura, accertatevi che il piano B in caso di maltempo sia all’altezza del piano A.
In inverno, dovendo necessariamente stare al chiuso, assicuratevi che gli ambienti siano ben riscaldati e che la struttura disponga di un guardaroba, anche non custodito; è poco bello vedere in foto i cappotti adagiati sulle sedie. Altra cosa fondamentale: cercate una location con un parcheggio nelle immediate vicinanze e possibilmente senza brecciolina, terra o prato da attraversare.
Valutazioni sullo stile: meglio un ambiente rustico o moderno? Semplicemente, scegliete quello che rispecchia al meglio i vostri gusti e non badate solo al contesto, ma anche al personale: quando avrete la sensazione che il referente della struttura organizzi il vostro evento come fosse il suo, non esitate a confermare. La chiave di tutto è proprio l’empatia, qualità rara oggigiorno!
State pensando a quanto sia complicato trovare una sede per feste private che presenti tutte le caratteristiche elencate? Noi di Leone di Messapia, a Lecce, offriamo tutti i servizi che permettono di allestire una festa di successo: 5 sale eventi multifunzione dotate di climatizzazione, allestimenti mobili, palco, amplificazione. E poi un ampio parcheggio esterno e una splendida veduta sul giardino della struttura, per trasformare ogni ricorrenza in qualcosa di unico e personalizzabile.
Fase 3: buffet o servizio al tavolo?
Scelta la location, si passa alla definizione del menù. Qui occorre sciogliere un dubbio che avrà forte impatto sul format della vostra festa: meglio optare per un buffet in piedi o per una festa con servizio al tavolo?
Anche in questo caso, siete voi a stabilire la tipologia di party che avete in mente. Se state pensando a una festa animata in cui gli invitati possano interagire, ballare e scalmanarsi, è consigliabile scegliere una cena a buffet – ideale per feste di laurea e diciottesimi. Se invece avete in mente qualcosa di più soft e misurato, è preferibile optare per il servizio al tavolo (con un elegante cocktail drink da offrire agli ospiti in attesa del festeggiato/della festeggiata) – scelta da preferire per battesimi, comunioni e cresime, feste di pensionamento e anniversari.
Fase 4: musica e intrattenimento
L’intrattenimento rappresenta l’anima della festa e dovrà essere valutato in modo accuratissimo. A prescindere che la vostra scelta cada su una band live o sul Dj Set, occorrerà recarsi in SIAE per ottenere il permesso da presentare alla struttura che ospiterà la festa.
Indubbiamente, scegliere un gruppo che suona dal vivo impreziosirà il vostro evento, ma anche un bravo Dj capace di dare movimento alla serata sarà in grado di fare la differenza: è tutta una questione di gusti e di budget.
Ma non c’è solo la musica: oggi il mercato offre davvero tante soluzioni originali. In Leone di Messapia, ad esempio, spettacoli quali sputafuoco, show di cabaret o di magia, cena con delitto, quiz a tema sono solo alcuni dei servizi aggiuntivi che proponiamo ai nostri ospiti.
Fase 5: allestimento e addobbi
L’allestimento è la veste che sceglierete di dare al vostro evento. Inevitabilmente, molto dipenderà dai gusti del festeggiato, ma anche dal tipo di festa, dalla location e della stagionalità: composizioni floreali o di palloncini, sweet table, photo boot e fuochi d’artificio sono le richieste più comuni, ma in questo caso l’unico limite è quello posto dalla vostra creatività e dal budget dedicato alla festa.
Fase 6: il fotografo
Diciamocelo, organizzare una festa per un evento importante e non avere foto all’altezza per ricordarlo sarebbe un vero peccato. Ecco perché è sempre un’ottima idea quella di ingaggiare un fotografo professionista, che sappia come muoversi all’interno della location in modo discreto. Consigliamo di fare le foto di rito con i vari ospiti prima che la festa inizi, in modo da essere certi di immortalare tutti gli invitati e nelle condizioni migliori. In questo modo, inoltre, gli scatti successivi risulteranno molto più naturali ed intrisi di emozioni.
Questa guida è stata redatta dai professionisti di Leone di Messapia, ed è frutto di 11 anni di esperienza nel settore eventi e ristorazione. L’hotel è centro di riferimento per l’organizzazione di eventi e il noleggio di sale eventi a Lecce.
