L’organizzazione di un meeting richiede l’abilità di gestire molteplici task e di fare valutazioni meticolose che, per i non esperti, possono apparire decisamente complicate.
Una delle valutazioni fondamentali riguarda la scelta della location del meeting: in questo vademecum, scoprirete tutto quello che è necessario sapere per decidere in modo consapevole in quale sede organizzare il vostro evento, in modo da trasformarlo in un successo.
“In Leone di Messapia, struttura dotata di 5 sale congressi e hotel, ci proponiamo da sempre come realtà d’eccellenza per il noleggio di sale meeting e l’organizzazione di eventi aziendali a Lecce e, sulla base delle nostre esperienze, proponiamo una serie di consigli utili.”
Che cos’è un meeting
Prima di passare alla trattazione del tema centrale di questa guida, chiariamo un concetto chiave: che cos’è un meeting? Quando si parla di meeting si fa riferimento a un evento di tipo formale finalizzato a trattare un argomento specifico, solitamente di natura tecnica o specialistica. Spesso chiamato anche convegno, il meeting coinvolge usualmente esperti dell’ambito in oggetto, detti relatori, i quali prendono la parola per esporre il proprio punto di vista e trasmettere le conoscenze in loro possesso, favorendo così un confronto tra i partecipanti.
Come scegliere la sala eventi per un meeting
Una parte fondamentale dell’organizzazione del meeting riguarda senza dubbio la scelta della location, tema su cui si incentrerà questa guida. Ecco i nostri 5 consigli d’oro per fare centro!
- La posizione della struttura
La prima cosa a cui prestare attenzione in fase di scelta della sede per il tuo meeting è la collocazione della location: cercate di optare per un luogo che sia in posizione strategica, facilmente accessibile attraverso le principali arterie urbane della città. Questo è un aspetto fondamentale, soprattutto se l’evento accoglie ospiti che arrivano da lontano.
Le nostre sale meeting, ad esempio, sono facilmente accessibili attraverso le strade extraurbane principali alle porte di Lecce. La logistica della struttura, inoltre, permette di parcheggiare in spazi ampi e con estrema facilità.
- I servizi correlati attorno alla sede
Non è solo la sede dell’evento a dare la giusta impronta al meeting, ma anche il contorno che vi orbita attorno: scegliete una sede capace di offrire al meglio un set di servizi correlati, i quali faranno certamente la differenza durante l’incontro: ampi spazi comuni esterni ed interni, bar, ristorante.
Non va trascurato il momento della pausa. Il break è fondamentale: meglio se organizzato all’interno di aree vicine alla sala congressi, come grandi hall o nei dehors esterni.
Per meeting che si svolgono su più giorni, occorre anche offrire un pernottamento confortevole agli ospiti e quanto più possibile vicino alla struttura che accoglie l’evento o ancor meglio al suo interno: la soluzione perfetta in questo caso è un hotel dei congressi.
- Le caratteristiche della sala congressi
La sala congressi perfetta possiede una serie di caratteristiche e di servizi tecnico-logistici a cui non si può rinunciare. I principali sono:
- Accessibilità
- Illuminazione naturale
- Funzionalità degli spazi interni
- Attrezzatura multimediale
- Grande parcheggio
- Servizi sala congressi
- Servizi igienici
- Guardaroba
Questi i must have per scegliere la location perfetta per il tuo congresso.
E se serve fare un evento ibrido, in presenza e contemporaneamente online, sarà necessaria un’attrezzatura adeguata e una buona connessione Wi-Fi.
L’Hotel dei congressi Leone di Messapia di Lecce, con i suoi ambienti moderni, le sale di diversa grandezza e tipologia, gli ampi spazi comuni vicinissimi alle sale, mira da sempre a proporre un’offerta d’eccellenza nell’ambito dell’organizzazione di eventi aziendali e di feste private. I consigli riportati in questa guida sono frutto di un’esperienza consolidata nel comparto e derivano in modo diretto dai feedback dei nostri ospiti che, da anni, scelgono la nostra struttura per l’organizzazione di incontri di diversa tipologia.
- Affidarsi a uno staff qualificato
L’efficienza della struttura, da sola, non basta a garantire la corretta gestione dell’incontro: è necessario, infatti, affidarsi a uno staff qualificato ad operare durante meeting e incontri formali.
Un congresso può prevedere l’utilizzo di presentazioni multimediali, di microfoni, di proiettori e, per congressi internazionali, anche la presenza di traduttori simultanei: sono molteplici i professionisti che cooperano alla buona riuscita dell’evento e ognuno di essi deve essere perfettamente preparato, non solo a gestire l’ordinaria amministrazione, ma anche eventuali imprevisti: soprattutto quando si opera con strumentazioni tecnologiche, l’inconveniente è sempre dietro l’angolo e deve essere risolto in modo tempestivo ed efficiente.
Uno staff di livello, inoltre, è in grado di offrire un set di servizi non direttamente correlati all’evento, ma che innalzano in modo esponenziale la percezione di qualità e di accoglienza. Ad esempio, i nostri collaboratori sono in grado di preparare incontri indoor e outdoor per gli ospiti del congresso che hanno voglia di evadere nel tempo libero e pianificano per loro escursioni culturali a Lecce e in tutto il Salento.
In Leone di Messapia, infatti, crediamo nell’empatia come valore umano che consente di percepire le esigenze e i desideri dei nostri ospiti: un fattore che forse ha poco a che fare con l’organizzazione di un meeting, ma tantissimo con la capacità di offrire un servizio di eccellenza e che ci consente di intercettare anche i bisogni latenti della gente accolta nella nostra struttura.
- Il comfort non è un dettaglio!
Sebbene siano i contenuti a determinare il successo di un meeting, occorre considerare un dettaglio fondamentale: il comfort dei partecipanti, che sta nei particolari come la comodità delle sedute o la qualità del cibo offerto. Nella nostra struttura, ad esempio, proponiamo i seguenti benefici in un’ottica di benessere e accoglienza degli ospiti:
- Ambienti spaziosi, ariosi, adeguatamente riscaldati o raffreddati; essi, uniti alla luce naturale, mantengono alta l’attenzione dei partecipanti, indipendentemente dal numero di ore.
- Una pausa rigenerante nell’ampia hall o nel dehor esterno, con un caldo caffè o qualcosa di gustoso utile a rilassarsi.
- Un pranzo o una cena con prodotti del territorio a Km0, accuratamente ricercati e abbinati dai nostri Chef.
Scegliere con cura e senza fretta!
A questo punto sarà molto più chiaro capire quanto sia complesso e cruciale, nella selezione della sede per meeting o qualunque altra tipologia di evento aziendale, adottare una visione ampia e considerare ogni aspetto, anche quelli che, all’occhio inesperto, appaiono come dettagli di poco conto.
Leone di Messapia, a Lecce, è la risposta che proponiamo a chi cerca una location per eventi completa di tutti i servizi utili alla buona riuscita di incontri formali, convegni e conferenze. Il segreto sta nel prestare attenzione anche ai bisogni delle persone, che non riguardano la sfera prettamente tecnico-professionale, ma anche quella umana, che non deve mai essere considerata marginale o di poco conto, bensì centrale: in Leone di Messapia la pensiamo così.
